A l’heure d’internet et des bases de données en open data, l’extrait Kbis reste le document le plus fiable pour l’identification d’une entreprise. Emis par les greffes, il est certifié et est facilement obtenu en ligne. Sans donner des informations sur la santé financière de l’entreprise, il permet de valider l’identité de l’interlocuteur avec lequel vous allez faire des affaires. Pourquoi et comment obtenir un extrait Kbis ?
Le Kbis en quelques mots
Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, le Kbis valide le fait que votre entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). On peut le comparer à un extrait d’acte civil ou de carte d’identité pour les entreprises.
C’est une première information qui permet d’identifier les dirigeants déclarés et donc responsables légaux des activités de l’entreprise. Vous pouvez ainsi savoir si votre interlocuteur (client ou fournisseur) est le dirigeant de l’entreprise ou non. Par ailleurs, il permet de savoir que le service ou le bien proposé par l’entreprise figure bien dans son objet social.
Un extrait Kbis, uniquement pour certaines formes d’entreprises
Toute les entreprises créées et existantes en France sont identifiables par au minimum le numéro Siren.
En fonction de la nature de l’activité exercée (commerciale, libérale, agricole, artisanale) et de la forme juridique utilisée (société, entreprise individuelle, autoentrepreneur ou microentreprise…), un numéro Siren est fourni lors de l’immatriculation. Que ce soit à l’Urssaf pour une profession libérale, à la Chambre de Commerce et d’Industrie pour une entreprise commerciale, au tribunal d’instance pour une société civile, ou à la chambre des métiers pour un artisan, l’entrepreneur aura un numéro Siren.
Par contre, l’extrait kbis ne concerne pas toutes les entreprises.
Les personnes morales obtiennent un Kbis suite à leur création : les sociétés commerciales ou non, inscrites au RCS. Il peut donc s’agir d’une société commerciale comme la SARL, ou la SAS. Mais le Kbis existe aussi pour une société civile type société civile immobilière (SCI) créée pour un projet immobilier ou familial ainsi que pour une société d’exercice libéral (SEL) constituée par des avocats ou notaires par exemple.
Si vous créez un établissement secondaire pour l’activité de votre entreprise, l’extrait sera un Lbis.
Pour les personnes physiques (entreprise individuelle), le document équivalent est l’extrait K. Si vous utilisez le régime de la micro-entreprise ou autoentrepreneur, vous présenterez un extrait K pour vos démarches administratives ou commerciales s’il vous est demandé. Si votre entreprise compte un établissement secondaire, le document s’appelle un extrait L.
Dans le cas d’une activité artisanale, l’entreprise aura un extrait D1. Comme pour une entreprise commerciale, l’extrait D1 est l’équivalent du Kbis. Il prouve l’immatriculation de l’entreprise au Répertoire des Métiers, qu’il s’agisse d’un autoentrepreneur (ou auto-entrepreneur), d’une entreprise individuelle ou d’une société.
Le cas des professions libérales est encore différent. En tant que Centre de formalités des entreprises (CFE) pour ce type d’activité, c’est l’Urssaf qui fournit le numéro Siren de chaque profession libérale.
Cette distinction extrait K, Kbis, D1 entre les différentes formes de création d’entreprise donne une indication aux clients, aux fournisseurs ou aux partenaires financiers (banque) de l’entreprise. Une création d’activité sous le régime de la micro-entreprise ou autoentrepreneur aura moins de crédit que celle d’une société.
Que contient le Kbis ?
Le Kbis fournit une véritable carte d’identité de l’entreprise. Les informations qu’il fournit sont celles présentes dans les bases de données RCS, et en partie dans les statuts de la société. Il est composé de plusieurs parties.
La première est intitulée « Identification de la personne morale ». Elle contient les informations suivantes sur l’entreprise :
– Le numéro d’immatriculation au RCS, et la ville du greffe ;
– La date d’immatriculation ;
– la dénomination ou raison sociale ;
– la forme juridique (SARL, SAS, SA, SCI…) ;
– le montant du capital social (avec la devise euro);
– l’adresse du siège ;
– les activités principales de l’entreprise ;
– la durée de la personne morale « Jusqu’au [date prévue selon les statuts] ;
– la date de clôture de l’exercice social.
La rubrique suivante de l’extrait kbis concerne la « gestion, direction administrative ; le contrôle, les associés ou les membres » des organes de décision de l’entreprise.
Plus précisément, ces informations sont l’identité du représentant légal de la société : son président (SAS, SASU, SA, SELAS…) ou gérant (SARL, EURL, SCI, SELARL…). Les données personnelles indiquent la date de naissance et son adresse, ainsi que sa nationalité.
Si les organes de direction de l’entreprise comprennent un conseil d’administration ou de surveillance, ses administrateurs ou membres y seront également
Etant également concerné par la gestion de l’entreprise, les commissaires aux comptes sont mentionnés si la société en a. Il peut s’agir d’une personne physique ou d’une personne morale (entreprise de conseil).
Si l’entreprise compte d’autres établissements, le ressort juridique (greffe) de chacun d’eux sera listé dans l’extrait kbis.
En plus de toutes ces informations standard, le Kbis mentionne toute décision du Tribunal de commerce : procédures collectives comme les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation.
Si vous réalisez des modifications statutaires (changement de dirigeant, transfert de siège social, augmentation du capital, etc.), après validation de la formalité par le greffier, le RCS vous fournira un nouvel extrait Kbis.
Un Kbis actualisé et à durée de validité limitée
Ces informations sont mises à jour à chaque modification de données enregistrées au RCS. Pour éviter que des changements importants ne soient pas connus des partenaires (fournisseurs, clients, financeurs), le Kbis est daté. A compter de sa date d’émission, il reste valable 3 mois. Après cette période, le document perd toute valeur juridique. Il est donc recommandé de vous créer une alerte toutes les 10 semaines pour être certain d’avoir un extrait Kbis valable.
Qui peut demander un extrait Kbis de votre société ?
Vous êtes évidemment autorisé à faire une demande d’extrait de votre Kbis. Que vous soyez auto-entrepreneur (régime de la micro-entreprise) ou gérant de société, il sera utile pour différentes démarches commerciales ou administratives :
– réponse à un appel d’offre de marché public,
– ouverture de compte bancaire professionnel,
– demande de prêt,
– commande à des fournisseurs…
La demande de son propre extrait Kbis est gratuite pour l’entreprise qui en fait la demande. (site Monidenum)
Si un tiers cherche des informations sur votre entreprise, il peut y accéder puisque c’est une donnée publique. Un de vos fournisseurs peut vérifier la situation de votre société de cette façon et s’assurer de votre stabilité ou vérifier les coordonnées de l’entreprise et autres informations utiles. Dans ce cas, l’accès au document est payant. En 2021, la demande d’un extrait Kbis du RCS au site Infogreffe est facturée 3,37 € (= 2,69 € + 0,68 €) par exemplaire demandé.
Attention, il existe de nombreux sites proposant de vous fournir un extrait Kbis, parfois même gratuitement. Evitez les : la validité du document émis peut être nulle. Préférez le site officiel Infogreffe.fr dont les documents sont certifiés et à jour.